Informativa sulla Privacy

Di cosa parla questa sezione

Questa sezione riguarda le ricevute delle visite (sul documento il nome è «Fattura») che i professionisti preparano con Vengoio, e quelle che caricano in PDF fatte con un loro programma. Vale per chi le riceve, per chi è indicato sulla ricevuta pur non avendo un account (per esempio un familiare) e per i professionisti che le emettono. Ogni ricevuta preparata con Vengoio porta stampato l'indirizzo di questa sezione. Per il resto vale l'informativa generale qui sopra.

Chi decide e chi prepara

La ricevuta la emette il professionista che ha fatto la visita, a suo nome. Per i dati scritti sulla ricevuta, e per quelli che servono a scriverla, il titolare del trattamento è lui: nome, partita IVA e domicilio fiscale sono stampati sulla ricevuta. Per scrivergli si può usare l'indirizzo privacy di Vengoio indicato al punto 1, che inoltra la richiesta a lui; chi ha prenotato può scrivergli anche dai messaggi della visita.

Vengoio prepara la ricevuta, le dà il numero, ne fa il PDF, la consegna nella pagina della visita e la conserva per conto del professionista, come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), secondo un accordo che il professionista accetta quando attiva le ricevute o prima di caricarne una in PDF. Per le domande su come Vengoio tratta questi dati valgono i contatti indicati al punto 1.

Il codice fiscale salvato nel proprio profilo lo tratta invece Vengoio come titolare. Quando lo si scrive nella scheda «Per la ricevuta» si sceglie se ricordarlo, con la casella «Ricorda il mio codice per le prossime ricevute»: se si sceglie di ricordarlo, resta nel profilo, per non doverlo riscrivere a ogni visita (esecuzione del servizio, art. 6, par. 1, lett. b GDPR), e si può cambiare o togliere dal profilo; altrimenti vale solo per quella ricevuta e si cancella con gli altri dati della scheda. Vengoio lo passa soltanto ai professionisti che preparano una ricevuta per quella persona.

Perché si chiede il codice fiscale, e quando

Il codice fiscale è obbligatorio sulla fattura (art. 21 del DPR 633/1972) e serve per mandare la spesa al Sistema Tessera Sanitaria, da cui l'Agenzia delle Entrate prepara il 730 precompilato (art. 3 del D.Lgs. 175/2014). La base del trattamento è un obbligo di legge del professionista (art. 6, par. 1, lett. c GDPR). Poiché una ricevuta dice che una persona ha ricevuto una prestazione sanitaria, è anche un dato relativo alla salute: lo tratta il professionista, tenuto al segreto professionale, nell'ambito della prestazione sanitaria (art. 9, par. 2, lett. h e par. 3 GDPR), e l'invio al Sistema Tessera Sanitaria è previsto dalla legge citata. La ricevuta di una visita veterinaria non dice nulla sulla salute di una persona: per lei vale solo l'obbligo fiscale.

Senza il codice fiscale la ricevuta non si può emettere. Si chiede solo quando serve: quando la visita è conclusa, il professionista usa le ricevute di Vengoio e la ricevuta non c'è ancora. Mai alla prenotazione. Se manca, arriva una sola notifica per visita. Il codice si può anche dare a voce al professionista, che lo scrive lui: in quel caso resta solo sulla ricevuta, non nel profilo.

Se la visita era per un familiare, anche minorenne

La ricevuta è intestata a chi ha ricevuto la visita: nome, cognome e codice fiscale del familiare li scrive chi ha prenotato, nella scheda «Per la ricevuta». Al Sistema Tessera Sanitaria va il codice del familiare; se è fiscalmente a carico, la spesa compare nel 730 di chi lo ha a carico. Una ricevuta per un minorenne porta il codice fiscale del minorenne. La ricevuta la riceve, e quindi la legge, chi ha prenotato.

I dati del familiare non entrano nel profilo di chi li scrive: restano legati alla visita fino all'emissione, poi stanno solo nella ricevuta.

Su richiesta, la ricevuta porta anche il nome e il codice fiscale di chi ha pagato, con la dicitura «Spesa sostenuta da».

Questi dati non li fornisce il familiare: li fornisce chi ha prenotato. Questa sezione vale come informativa anche per il familiare (art. 14 GDPR), e il suo indirizzo è stampato sulla ricevuta. Chi scrive i dati di un'altra persona deve poterlo fare (per un figlio minorenne, perché ne esercita la responsabilità genitoriale; per un adulto, con il suo accordo) e gli fa conoscere questa informativa.

Le visite per un animale

La ricevuta di una visita veterinaria è intestata a chi paga: è lui che può detrarre la spesa. Il nome dell'animale sulla ricevuta non c'è.

La residenza, solo sopra 400 euro

Fino a 400 euro la ricevuta è una fattura semplificata e non chiede l'indirizzo (art. 21-bis del DPR 633/1972). Sopra quella cifra la legge vuole anche la residenza o il domicilio di chi riceve la ricevuta: si chiede solo in quel caso.

Chi legge la ricevuta

La ricevuta la leggono soltanto il professionista che la emette e la persona che ha prenotato la visita, a cui viene consegnata. Chi l'ha ricevuta la vede nella pagina della visita e in «Le mie ricevute» quando il PDF è pronto. Il PDF di una ricevuta preparata con Vengoio non è pubblico e non gira con collegamenti: si scarica solo dalla pagina, dopo aver controllato ogni volta chi lo chiede. Il professionista può scaricarlo o condividerlo dal telefono, per esempio per consegnarlo a chi non ha un account: quella copia è sua, e ne risponde lui.

L'amministrazione di Vengoio non legge il contenuto delle ricevute né i PDF. Per l'assistenza vede solo i fatti: che una ricevuta esiste, il suo numero, la data, lo stato, se il PDF c'è, gli eventi in codice. Le persone autorizzate da Vengoio a gestire i sistemi sono tenute alla riservatezza.

Ricevono i dati, ciascuno per la sua parte: l'Agenzia delle Entrate, attraverso il Sistema Tessera Sanitaria, quando il professionista o il suo commercialista mandano le spese (Vengoio non le manda mai); il commercialista del professionista e il servizio di conservazione a norma che il professionista usa, se il professionista gli passa le ricevute o il registro; i fornitori tecnici di Vengoio, come responsabili: Supabase (database e archivio dei PDF, in Irlanda), Vercel (l'applicazione, eseguita a Dublino), Resend (le email) e OneSignal (le notifiche push). Hanno sede fuori dall'Unione europea, Supabase a Singapore e gli altri negli Stati Uniti: i dati delle ricevute restano archiviati in Irlanda, ma questi fornitori possono accedervi dai loro paesi, e per questo valgono le garanzie del punto 7.

Le email e le notifiche delle ricevute preparate con Vengoio dicono solo «La tua ricevuta è pronta» (o che serve il codice fiscale), senza il nome del professionista, la prestazione o l'importo, e portano alla pagina della visita: il PDF non è mai allegato. Lo stesso vale per le ricevute che il professionista carica in PDF.

Quanto si conservano

Le ricevute e i loro PDF si conservano fino al 31 dicembre del decimo anno dopo l'emissione, poi si cancellano; lo stesso vale per quelle caricate in PDF. La legge chiede al professionista di tenerle almeno finché quell'anno può essere ancora controllato dal fisco (art. 39 del DPR 633/1972; art. 22 del DPR 600/1973): per le ricevute del 2026, di regola almeno fino alla fine del 2032. Il resto dei dieci anni, su istruzione del professionista, copre il termine ordinario di prescrizione (art. 2946 del codice civile), perché la ricevuta resti una prova della spesa e della prestazione.

Restano anche se chi le ha ricevute cancella l'account, staccate da lui: la cancellazione su richiesta non vale finché la legge obbliga il professionista a conservarle (art. 17, par. 3, lett. b GDPR) né per quanto servono a difendere un diritto (lett. e). Chi cancella il proprio account non le vede più su Vengoio: conviene scaricarle prima, tutte insieme, da «Le mie ricevute».

Chi le ha emesse le scarica tutte prima di poter cancellare l'account: è la restituzione dei suoi dati. Da quel giorno chi le ha ricevute ha sei mesi per scaricarle, avvisato nell'app; poi le ricevute e i loro PDF si cancellano, anche quelle caricate in PDF (art. 28, par. 3, lett. g GDPR).

Ciò che si scrive nella scheda «Per la ricevuta» (per chi era la visita, i dati del familiare, «spesa sostenuta da», la residenza, la richiesta di non mandare la spesa al Sistema Tessera Sanitaria, il proprio codice se non si sceglie di ricordarlo) si cancella quando la ricevuta viene emessa, o quando il professionista carica per quella visita una ricevuta in PDF: da lì sta solo nella ricevuta. Se la ricevuta non arriva, si cancella 13 mesi dopo la visita, o prima con l'account di chi l'ha scritto.

I file preparati per lo scarico (le ricevute di un mese o di un anno in un unico file, l'archivio, i file per il Sistema Tessera Sanitaria) restano disponibili 24 ore; il collegamento per scaricarli vale 60 secondi. Dopo resta solo la nota che il file è stato preparato, senza il file, finché c'è l'account.

Il codice fiscale che si è scelto di ricordare resta nel profilo finché la persona non lo cambia, non lo toglie o non cancella l'account. Cambiarlo non cambia le ricevute già emesse.

Il Sistema Tessera Sanitaria e l'opposizione

Il professionista deve mandare al Sistema Tessera Sanitaria i dati delle spese sanitarie, per il 730 precompilato. Vengoio prepara il file; lo mandano il professionista o il suo commercialista.

Chi ha ricevuto la visita può chiedere che la spesa non venga usata per il 730 precompilato. Prima che la ricevuta sia emessa basta l'interruttore «Non mandare questa spesa al Sistema TS» nella scheda «Per la ricevuta», oppure chiederlo a voce al professionista quando la emette. La ricevuta porta allora la dicitura dell'opposizione, e la spesa parte senza codice fiscale (DM 31 luglio 2015, art. 3; DM 19 ottobre 2020). Dopo l'emissione la ricevuta non si cambia: l'opposizione si fa sul sito del Sistema Tessera Sanitaria, nel periodo che il calendario indica ogni anno (per le spese del 2026, dal 9 febbraio all'8 marzo 2027). La richiesta resta registrata con la ricevuta, come la legge chiede al professionista.

Il registro degli eventi

Per ogni ricevuta si registrano i fatti: l'emissione, il PDF pronto, gli scarichi, le condivisioni, le notifiche, le correzioni, i dati salvati nella scheda «Per la ricevuta». Ogni evento dice chi, con che ruolo, cosa e quando, solo in codice: nessun nome, nessun codice fiscale, nessun indirizzo IP. Lo legge il professionista per le sue ricevute; l'amministrazione ne vede i codici per l'assistenza. Scarichi, condivisioni, notifiche e preparazione dei file si tengono 24 mesi; emissioni e correzioni quanto la ricevuta; la richiesta di non mandare la spesa al Sistema Tessera Sanitaria quanto la ricevuta di quella visita, o 13 mesi se la ricevuta non arriva. Un evento resta per il suo tempo anche se chi ha fatto l'azione cancella l'account, salvo il professionista: con le sue ricevute, dopo i sei mesi, se ne vanno anche gli eventi.

I diritti sulle ricevute

L'esportazione dei dati (pagina Privacy dell'account) contiene le ricevute: numero, data, professionista, prestazione, importi, pagamento, opposizione. I PDF si scaricano da «Le mie ricevute», anche tutti quelli di un anno in un solo file.

Una ricevuta emessa non si cambia: se un dato è sbagliato la corregge il professionista, con una nota di credito e, se serve, una ricevuta nuova. Lo si chiede a lui, dai messaggi della visita o con l'indirizzo privacy di Vengoio del punto 1.

Le ricevute non si cancellano su richiesta prima della scadenza, per le ragioni dette sopra. L'opposizione dell'art. 21 GDPR non riguarda i trattamenti imposti dalla legge; per il Sistema Tessera Sanitaria vale l'opposizione descritta sopra. Nessuna decisione è presa in modo automatizzato.

Le richieste sui dati delle ricevute si rivolgono al professionista, titolare; se arrivano a Vengoio, Vengoio le inoltra a lui e lo aiuta a rispondere. I diritti che riguardano una persona che non c'è più li può esercitare chi ha un interesse proprio, chi agisce per lei come mandatario o per ragioni familiari meritevoli di protezione (art. 2-terdecies del d.lgs. 196/2003), per esempio per l'ultima dichiarazione dei redditi. Resta sempre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Per i professionisti

Per attivare le ricevute il professionista scrive i propri dati fiscali: codice fiscale, partita IVA, domicilio fiscale, regime, cassa previdenziale, modo del bollo, numerazione, e accetta le condizioni d'uso e l'accordo sul trattamento dei dati. Questi dati li tratta Vengoio per fornirgli il servizio (art. 6, par. 1, lett. b GDPR). Codice fiscale, partita IVA e domicilio fiscale sono stampati su ogni ricevuta, quindi li legge chi la riceve, e vanno nel file per il Sistema Tessera Sanitaria: se il domicilio fiscale è l'indirizzo di casa, sarà su ogni ricevuta. Fuori dalle ricevute li legge solo il professionista, e il server di Vengoio per prepararle; li può cambiare quando vuole e si cancellano con l'account. Ogni ricevuta ne conserva una copia, ferma, per tutto il tempo della ricevuta.

Chi carica soltanto ricevute in PDF accetta l'accordo sul trattamento dei dati prima del primo caricamento. Ogni accettazione resta registrata: chi, quale versione, l'impronta del testo, le due caselle e il giorno. La registrazione resta anche dopo la cancellazione dell'account, per dieci anni, come prova del contratto (art. 2946 del codice civile; art. 17, par. 3, lett. e GDPR).